Existenzgründer: Diese Fehler in der Buchhaltung sollten Sie vermeiden

Die Buchhaltung steht bei vielen Existenzgründern nicht immer ganz oben auf der Prioritätenliste. Ideen entwickeln und erste Kunden gewinnen fühlt sich schließlich für viele Gründer greifbarer und erfüllender an. Auch die Abwicklung von Aufträgen steht meist deutlich weiter oben auf der täglichen To-do-Liste.

Buchhalterische Aufgaben geraten also schnell in den Hintergrund, aber genau dadurch entstehen Probleme, die sich später nur mit großem Aufwand korrigieren lassen. Gleichzeitig sinkt mit einer korrekten und rechtzeitigen Abwicklung das Risiko von Rückfragen durch das Finanzamt.

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Private und geschäftliche Finanzen nicht sauber trennen

In der Anfangsphase greifen viele Gründer auch für ihre Unternehmensfinanzen auf ein bestehendes Girokonto zurück. Private Einkäufe und betriebliche Ausgaben laufen dann über dieselbe Bankverbindung. So entsteht jedoch schnell Unklarheit darüber, welche Beträge tatsächlich zum Unternehmen gehören. Auch bei einer späteren Prüfung lässt sich kaum noch nachvollziehen, welche Buchung welchem Zweck diente.

Ein separates Geschäftskonto schafft hier Ordnung, denn darüber lässt sich jede Einnahme und jede Ausgabe eindeutig zuordnen. Zusätzlich erleichtert diese Trennung Gespräche mit Steuerberatern und spart Zeit bei der Vorbereitung von Steuererklärungen.

Belege sammeln, aber nicht richtig erfassen

Viele Selbstständige heben Rechnungen zwar auf, erfassen diese jedoch unregelmäßig oder unvollständig. Quittungen landen lose in Ordnern und E-Mails mit Rechnungen bleiben ungelesen im Postfach. Monate später fehlen dann Angaben oder Dokumente sind nicht mehr auffindbar.

Eine zeitnahe Erfassung verhindert dieses Problem, denn wenn Sie Belege direkt nach dem Erhalt verbuchen und digital ablegen, vollziehen Sie Einnahmen und Ausgaben lückenlos nach. Ergänzend hilft es, zu jedem Beleg eine kurze Notiz zum Zweck der Ausgabe festzuhalten. Das erleichtert spätere Rückfragen und schafft klare Zusammenhänge.

Einnahmen und Ausgaben zeitlich falsch einordnen

In der einfachen Buchführung zählen vornehmlich Zahlungseingänge und -ausgänge. Trotzdem buchen viele Gründer Einnahmen bereits beim Schreiben der Rechnung oder Ausgaben bei Bestellung einer Leistung. Das verfälscht allerdings die Zahlen und führt letztlich zu falschen Ergebnissen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Orientieren Sie sich stattdessen konsequent an tatsächlichen Zahlungsbewegungen. Erst wenn Geld auf Ihr Konto eingeht oder dieses verlässt, gehört der Betrag in die Buchhaltung. Diese klare Linie vereinfacht Auswertungen und verhindert spätere Korrekturen.

Betriebsausgaben falsch einordnen

Nicht jede Ausgabe zählt automatisch als Betriebsausgabe. Manche Kosten lassen sich nur anteilig absetzen, andere gehören zu Investitionen und verteilen sich über mehrere Jahre. Fehler bei der Zuordnung wirken sich jedoch direkt auf den ausgewiesenen Gewinn aus.

Hilfreich ist daher eine klare Kategorisierung von Anfang an, nach der Sie jede Ausgabe direkt dem passenden Kostenbereich zuordnen. Ergänzend unterstützt praxisnahes Wissen aus verlässlichen Fachquellen dabei, typische Grenzfälle besser einzuschätzen. Eine regelmäßige Überprüfung der Konten verhindert weiterhin, dass sich falsche Buchungen über Monate fortsetzen.

Fehlerhafte Rechnungen an Kunden

Rechnungen zählen zu den sensibelsten Dokumenten in der Buchhaltung. Fehlen hier Pflichtangaben wie beispielsweise eine fortlaufende Rechnungsnummer oder die vollständige Anschrift, verliert das Dokument seine Gültigkeit. Auch falsche Umsatzsteuersätze oder unklare Leistungsbeschreibungen führen zu Problemen.

Prüfen Sie deshalb jede Rechnung sorgfältig, bevor Sie sie versenden und halten Sie sich an ein einheitliches Format. Notieren Sie das Leistungsdatum und den Leistungsumfang klar und verständlich und verwenden Sie Vorlagen oder Buchhaltungssoftware, die Pflichtangaben automatisch ergänzen. So vermeiden Sie Rückfragen von Kunden und auch das Finanzamt akzeptiert Ihre Unterlagen ohne lästige Nachfragen.

Offene Rechnungen nicht konsequent nachverfolgen

Ausgangsrechnungen schreiben viele Gründer gewissenhaft, die Kontrolle darüber, ob Zahlungen tatsächlich eingehen, bleibt jedoch schnell auf der Strecke. Offene Forderungen summieren sich dann und belasten die Liquidität, ohne dass dies sofort auffällt.

Eine einfache Übersicht über offene Posten schafft Abhilfe. Prüfen Sie zudem regelmäßig, welche Rechnungen fällig sind und welche bereits bezahlt wurden. Freundliche Zahlungserinnerungen gehören zum Geschäftsalltag und sichern in diesem Zusammenhang den eigenen finanziellen Spielraum.

Fristen aus dem Blick verlieren

Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen folgen festen Terminen. Ohne eine klare Struktur geraten diese leicht in Vergessenheit, besonders in arbeitsreichen Phasen.

Die wichtigsten Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen in Deutschland sind:

Umsatzsteuervoranmeldung:

• Monatlich: Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuervorauszahlungen abgeführt haben, müssen die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich bis zum 10. des Folgemonats einreichen.
  
  
• Vierteljährlich: Unternehmen, die weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer jährlich abgeführt haben, können die Voranmeldung vierteljährlich bis zum 10. des Monats nach Ende des Quartals abgeben.
  
  
• Jährlich: In Ausnahmefällen, wie bei sehr kleinen Unternehmen, kann die Voranmeldung auch nur einmal jährlich abgegeben werden. Die Frist dafür ist in der Regel der 31. Mai des Folgejahres.

Jahressteuererklärung:

• Einkommensteuererklärung: Für Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, die Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen zu lassen, ist die Frist der Juli des Folgejahres.
  
  
• Mit Steuerberater: Wenn ein Steuerberater beauftragt wird, verlängert sich die Frist in der Regel bis zum /29. Februar des übernächsten Jahres (je nach Kalenderjahr).

Wichtig ist, dass Verspätungen bei der Abgabe der Steuererklärungen oder Voranmeldungen in der Regel mit Zinsen und Strafgebühren verbunden sind, weshalb eine sorgfältige Planung und Erinnerung an diese Fristen unerlässlich ist.

Ungeeignete Werkzeuge einsetzen

Tabellenprogramme wirken auf den ersten Blick flexibel und kostengünstig. Mit steigender Anzahl an Buchungen wächst jedoch deren Fehleranfälligkeit. Tippfehler und manuelle Übertragungen kosten dabei Zeit und Nerven.

Ein Buchhaltungsprogramm, das Zahlungseingänge importiert und Belege strukturiert erfasst, entlastet hier signifikant. Insbesondere für Gründer ohne tiefgehende Vorkenntnisse bietet eine klare Benutzerführung obendrein Sicherheit und spart langfristig Aufwand.

Fehlende feste Abläufe im Alltag

Die Buchhaltung nebenbei zu erledigen funktioniert selten langfristig, denn ohne feste Zuständigkeiten und Zeiten werden Aufgaben zwangsläufig vernachlässigt. Irgendwann stapeln sich Belege und der Überblick geht verloren.

Einige einfache Maßnahmen bringen wieder Struktur in den Alltag.

• Legen Sie einen festen Termin pro Woche für die Buchhaltung fest
• Erfassen Sie Belege direkt nach dem Zahlungsvorgang
• Kontrollieren Sie monatlich Einnahmen, Ausgaben und offene Rechnungen
• Stimmen Sie wichtige Fragen frühzeitig mit fachkundigen Ansprechpartnern ab

Regelmäßige Abläufe schaffen Sicherheit und machen die Buchhaltung planbar. Eine gut organisierte Buchführung entwickelt sich mit der Zeit wiederum zu einer verlässlichen Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Sie erkennen frühzeitig finanzielle Engpässe und treten gegenüber dem Finanzamt souverän auf. Für Existenzgründer bedeutet das vor allem weniger Stress und mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.